Étude de cas : assurer une flotte de 15 véhicules pour une PME belge

Gérer l'assurance d'un seul véhicule, c'est déjà un casse-tête pour beaucoup de Belges. Alors imaginez quand vous devez assurer 15 véhicules, avec des conducteurs différents, des usages variés et un budget à maîtriser. C'est le défi quotidien de milliers de PME en Belgique.

Pour cette étude de cas, nous avons suivi le parcours de TechFlow, une entreprise de maintenance informatique basée à Liège. Son directeur, Philippe, nous a ouvert les portes de sa gestion d'assurance flotte — et les résultats sont parlants.

Le profil de TechFlow

La composition de la flotte

Les véhicules ont entre 1 et 5 ans. Tous sont utilisés quotidiennement par des employés qui parcourent en moyenne 140 km par jour.

La situation de départ : le chaos des contrats individuels

Quand Philippe a fondé TechFlow il y a 8 ans, il a commencé avec 2 véhicules. Chaque nouveau véhicule a été assuré au coup par coup, parfois chez des assureurs différents, avec des dates d'échéance différentes et des couvertures disparates.

Résultat à 15 véhicules :

• 4 assureurs différents pour 15 véhicules
• 15 contrats séparés avec 15 échéances différentes
• Aucune vision globale des coûts, des franchises ou des sinistres
• Des doublons de garanties : certains véhicules avaient l'assistance en double (contrat auto + contrat flotte partiel)
• Un temps de gestion démesuré : Philippe estimait passer 3 heures par mois rien qu'à gérer les papiers d'assurance

Le coût total en contrats individuels

Soit une moyenne de 1 400 € par véhicule par an. Un montant que Philippe trouvait élevé, mais qu'il n'avait jamais eu le temps d'optimiser.

Le déclic : un audit qui révèle les failles

C'est lors d'un contrôle comptable que l'expert-comptable de TechFlow a tiré la sonnette d'alarme :

« Philippe, vous dépensez 21 000 € en assurance auto pour 15 véhicules. C'est au moins 25 % au-dessus du marché. Et en plus, vous avez des trous de couverture sur trois véhicules qui n'ont plus d'omnium depuis qu'elle a été résiliée par erreur. »

Ce constat a poussé Philippe à agir. Il a contacté un courtier spécialisé en assurance flotte pour réaliser un audit complet.

L'audit de la flotte : 5 problèmes identifiés

Le courtier spécialisé a passé deux semaines à analyser la situation. Voici les 5 problèmes majeurs :

Problème 1 : pas de contrat flotte

Avec 15 véhicules, TechFlow était largement éligible à un contrat flotte (le seuil minimum est généralement de 3 à 5 véhicules selon les assureurs). Un contrat flotte offre :

• Un tarif dégressif : plus il y a de véhicules, plus le prix unitaire baisse
• Une gestion centralisée : un seul contrat, une seule échéance, un seul interlocuteur
• Une flexibilité : ajout/retrait de véhicules en cours de contrat sans paperasse
• Un bonus-malus collectif : basé sur la sinistralité globale de la flotte, pas sur chaque conducteur

Problème 2 : des couvertures inadaptées

L'audit a révélé des incohérences :

• 3 utilitaires de 5 ans avaient encore une omnium complète → prime excessive par rapport à la valeur résiduelle
• 2 utilitaires récents (1 an) n'avaient qu'une RC → risque financier en cas de sinistre
• La BMW de direction avait une franchise de 750 € → trop élevée pour un véhicule premium

Problème 3 : aucune politique de gestion des sinistres

Les employés de TechFlow n'avaient aucune procédure en cas d'accident. Résultat : des déclarations tardives, des constats mal remplis et des litiges qui traînaient. Sur les 3 dernières années, 2 sinistres avaient été partiellement refusés pour déclaration hors délai.

Problème 4 : pas de suivi de la sinistralité

Philippe ne savait pas combien de sinistres sa flotte générait par an, ni quels conducteurs étaient les plus à risque. Sans ces données, impossible de négocier ou d'optimiser.

Le courtier a reconstitué l'historique :

Ratio sinistralité : environ 30 % des véhicules ont un sinistre en tort par an. C'est dans la moyenne du secteur, mais perfectible.

Problème 5 : aucune couverture RC professionnelle intégrée

Les techniciens de TechFlow transportaient du matériel informatique de valeur dans leurs utilitaires (laptops, serveurs, câblage). En cas de vol ou de dommage, ni l'assurance auto ni l'assurance habitation ne couvraient ce matériel professionnel. Un risque estimé à 50 000 € de matériel en circulation.

La solution : un contrat flotte sur mesure

Le courtier a négocié un contrat flotte unique auprès de trois assureurs spécialisés. Voici le comparatif des offres reçues :

L'offre retenue : un compromis intelligent

Philippe a choisi l'offre B (15 005 €/an) malgré un prix légèrement supérieur à l'offre A. Pourquoi ?

1. Franchise plus basse (250 € vs 300 €) : avec une moyenne de 5-6 sinistres en tort par an, la franchise se paie vite
2. Véhicule de remplacement 21 jours : pour des techniciens terrain, un véhicule immobilisé = un technicien improductif
3. Garantie marchandises transportées moins chère (380 € vs 450 €)
4. Meilleur interlocuteur : un gestionnaire flotte dédié, joignable directement

Le plan d'action : mise en place en 6 étapes

Étape 1 : résiliation coordonnée (mois 1-3)

Le courtier a planifié la résiliation progressive des 15 contrats individuels en fonction de leurs dates d'échéance respectives. Certains ont pu être résiliés immédiatement (hausse de prime), d'autres ont attendu l'échéance annuelle.

Étape 2 : couverture transitoire (mois 1-3)

Pendant la période de transition, le courtier a veillé à ce qu'aucun véhicule ne soit sans couverture. Des contrats temporaires ont comblé les éventuels trous.

Étape 3 : activation du contrat flotte (mois 3)

Le contrat flotte unique a été activé avec les 15 véhicules, chacun avec une couverture adaptée à son profil :

Étape 4 : politique interne de gestion des sinistres (mois 3)

Philippe a mis en place une procédure claire pour ses employés :

1. Kit sinistre dans chaque véhicule : constat vierge, numéro d'urgence, appareil photo (le smartphone suffit)
2. Déclaration sous 24h : l'employé envoie les photos et le constat scanné au responsable flotte
3. Formulaire interne simplifié : qui, quand, où, quoi, comment
4. Pas de réparation avant validation de l'assureur (sauf urgence sécuritaire)

Étape 5 : suivi trimestriel de la sinistralité (continu)

Le courtier fournit un rapport trimestriel avec :

• Nombre de sinistres par véhicule et par conducteur
• Coût moyen par sinistre
• Ratio sinistralité (primes payées vs indemnisations reçues)
• Recommandations d'amélioration

Étape 6 : formation des conducteurs (mois 4)

Philippe a organisé une demi-journée de formation à la conduite défensive pour ses techniciens. Coût : 1 200 € pour 12 personnes. Certains assureurs offrent une réduction de prime (5-10 %) si les conducteurs suivent une telle formation.

Les résultats après 12 mois

Un an après la mise en place du contrat flotte, les résultats sont clairs :

Économies financières

Amélioration de la sinistralité

La combinaison formation + suivi trimestriel a porté ses fruits :

Amélioration de la gestion

• Un seul interlocuteur au lieu de 4 assureurs
• Un seul relevé mensuel au lieu de 15 factures éparses
• Ajout/retrait de véhicules en un e-mail (vs procédure complète chez chaque assureur)
• Vision globale des coûts et de la sinistralité en temps réel

Les 10 commandements de l'assurance flotte PME

L'expérience de TechFlow a mis en lumière des bonnes pratiques applicables à toute PME belge :

1. Passez en contrat flotte dès 3-5 véhicules

Ne faites pas l'erreur de TechFlow en attendant d'avoir 15 véhicules. Dès 3 à 5 véhicules, un contrat flotte devient avantageux.

2. Faites appel à un courtier spécialisé

L'assurance flotte est un produit technique. Un courtier spécialisé connaît les assureurs qui performent sur ce segment et sait négocier les bonnes conditions.

3. Adaptez la couverture à chaque véhicule

Tous les véhicules de votre flotte n'ont pas besoin de la même couverture. Optimisez en fonction de l'âge, de la valeur et de l'usage.

4. Mettez en place une politique sinistre

Une procédure claire réduit les coûts et améliore les relations avec l'assureur. Un sinistre bien géré coûte moins cher qu'un sinistre mal déclaré.

5. Suivez la sinistralité de près

Les données sont votre meilleur outil de négociation. Un ratio sinistralité bas vous donne un levier considérable lors du renouvellement.

6. Investissez dans la formation

La conduite défensive réduit les sinistres et peut donner droit à des réductions de prime. Un investissement rentable dès la première année.

7. Négociez le véhicule de remplacement

Pour une PME dont les employés sont sur la route, l'immobilisation d'un véhicule coûte plus cher que la prime elle-même. Négociez un délai de remplacement adapté.

8. Pensez aux garanties annexes

Marchandises transportées, RC professionnelle, protection juridique... Ces garanties sont souvent moins chères en contrat flotte qu'en contrats séparés. Pensez aussi à la RC professionnelle pour votre entreprise qui protège votre activité au-delà des véhicules.

9. Anticipez l'électrification

De plus en plus de PME intègrent des véhicules électriques dans leur flotte. Vérifiez que votre contrat flotte couvre les spécificités EV (batterie, borne de recharge, etc.) et négociez dès maintenant les conditions.

10. Renégociez chaque année

Même en contrat flotte, les prix évoluent. Faites jouer la concurrence annuellement — ou au minimum tous les 3 ans.

Au-delà de la flotte : les autres assurances d'entreprise

L'expérience de TechFlow a aussi révélé d'autres besoins assurantiels que Philippe avait négligés :

• Assurance groupe santé : un avantage social important pour fidéliser les employés. Découvrez les options d'assurance groupe santé pour vos employés.
• RC professionnelle : indispensable pour une entreprise de services IT qui intervient chez des clients. Consultez notre partenaire pour la RC professionnelle pour votre entreprise.

En conclusion

L'assurance flotte n'est pas un luxe réservé aux grandes entreprises. Dès 3 à 5 véhicules, une PME belge a tout intérêt à regrouper ses contrats auto sous un parapluie unique. Les économies sont substantielles (25 à 35 % en moyenne), la gestion est simplifiée, et la couverture est plus cohérente.

Le cas de TechFlow le prouve : avec 15 véhicules, Philippe économise près de 10 000 € par an tout en bénéficiant d'une meilleure couverture et d'un service supérieur. Et le plus beau ? Ses employés sont mieux protégés qu'avant, avec une sinistralité en baisse de 50 %.

Si vous gérez une flotte de véhicules, ne laissez pas cette opportunité passer. Un audit flotte prend quelques jours et peut transformer votre budget assurance.